目次
前言
英文商业书信之格式
谢函
出差后之谢函
感谢在出差地所爱的关照
▲非笼统地致谢，要具体记入下印象的事
感谢招待与赠品
▲商业社交是在公事中加入温暖感
感谢在出差地受到午宴款待（1）
▲鼓动伙意识
感谢在出差地受到午宴款待（ 2）
▲顺便叙述对交易全面协助之谢意，以连紧今后关系
协商合作事业后之致谢
▲表示由洽谈中获得许多成果
与新代理商候选人协商后之致谢
▲为取得契约，追踪是不可欠缺的
出差开会后之致谢
▲以公司代表之立场显示积极向前姿态
为在自宅招待自己而致谢
▲要使谢函与受到之招待相称
附带报告近�之致谢
▲即使延�也要寄出
感谢在签署契约的典礼上所得到之纪念品
▲不只褒扬纪念品本身，还要顾及其意义
谢函
对研究所见习之答谢
▲附寄参考资料，以表示感朗心情
感谢协助�赠礼物
▲在回国前寄出，以加深印象
对赠品之致谢
▲谢函和赠品一样能使人际关系获得良好
对寄送资料之致谢
▲不管检讨结果是否已经出来，都要先寄出谢函
对祝贺就任要职之致谢
▲引用对方的话表示感谢的心意
地祝贺销售额达成之致谢
▲以表示感谢之意，希望持续彼此之关系
对出席庆典之致谢
▲目的在表达对方能出席是件令人高兴之事
告知痊�与答谢慰问
▲告知已恢复正常生活，使其放心
对�唁之致谢
▲战胜悲伤，显示种极向前的姿态，是最好答谢
答谢填写问卷调查―― 由饭店寄出
▲使谢函与推销产生关系
答谢寄送资料与介绍并就提案报告经过
▲由对方较易接受之事开始叙述
安排
出差安排
告知总公司将派遣专家至代理商处
▲表示是为了对方，以唤起协助
通知希理由分公司派人至总公司见习、商谈
▲为了从出差中获得最大成果，先改善对方的态度
在总公司招待代理商人员
▲以“增进彼此利益”之论调进行
接受代理商的拜访
▲接受就表示欢迎
表示将至机场迎接
▲最后工作是不可遗漏了情报
寄送会议议题提案书
事先准备以达成有效率之讨论
见习安排
请求到研究所见习
以国际会议加重我方预定之份量
接受见习（1）－简洁
承诺时，就愉快地接受
接受见习（2）－欢迎
显示协助姿态并表示慨然应允
接受见习（3）－欢迎伟大人物
最高诚意地欢迎歉待，以获得最大之益处
接受见习（4）－集中於讨论要点
具有效果之意见交换是得自事前准备
要求变更见习日程
首先传达好消息，然后再提问题
拒绝见习（1）－因非进行所希望之研究
若是对彼此无益处之访问，就可拒绝
拒绝见习（2）－包括政府立场在内
清楚地表示理由时，也可看到诚意
会谈安排
预约会谈（1）――藉国外出差机会顺道进行
藉国外出差机会再度开始交易
预约会谈（2）―― 为弥补欢迎会之缺席
以商业午餐弥补缺席
要求变更会谈日程
不愿失去会谈机会
使人代理进行会谈
表示虽是代理却是可托付的，使对方放心
演讲安排
委托演讲，安排程序
采用建设形式，使委托具有弹性
正式地委托演讲，确认程序
口头的约定必须以忆面确认
接受演讲，告知内容
使演讲和推销发生关系
住宿安排
预约旅馆（1）
以过去赛绩为资本地委托
预约旅馆（2）――为自已与朋友
以完整资料谋求缩短时间
委托安排旅馆
放入完整资料，以 次通信解决事情
告知接受预约并要求订金 ―― 由旅馆寄出
明确地告知能办到与不能办到之事
接到订金并通知已完成预约――由旅馆寄出
服务业之信中，要充满服务精神
表示已安排好旅馆
明白地转达有关金钱之事，以避免日后麻烦
因为预约不到旅馆，建议变更日程
勿只是道歉，要提示代替方案
介绍 推�
介绍
到国外拓展业务（1）――介绍友人
介绍者之立场，一定要以Softsell进行
为到国外拓展业务之介超函（2）――介绍交易对象
遵守offcal语调
为申请代理之介绍函――介绍客户
突然间人之介绍函“若非来自一流企业”，便不具影响力
就职介绍函――以私人身份寄给友人
给友人之信函，是以私人寒喧夹着要事的三明治方式表达
为访问研究所之介绍函（1）――介绍友人
往来关系深长是介绍函之要点
为访问研究所之介绍函（2）――介绍上司的朋友
为非直接朋友所写的介绍信
推�
为就业而写之一般推�函
具体地叙述客观事实
强而有力之就业推�函
以丰富具体例子来显现说服力
为希望留学者所写之有力推荐函
关键在于推荐者是何种人物
为希望留学者所写之一般英语能力证明书
语文能力之差距以人品弥补
为希望留学者提出详细之英语能力证明书
使评价具有客观性与权威性
为开始国外贸易之银行信用社
在欧美交易中，bankreferenCe可发挥很大作用
推销 回信
推销
寄送与提案企书相关之新闻消息
强调若对方愿意合作，将可获利
寄送提案企书之补充资料与自己公司之营业介绍
会话后之补充具有很大效用
寄送提案企划之补充资料兼致谢
每次交易都得着想
推荐临时人员
以满足对方希望之形式推荐
邀请参加投资讨论会
若要吸引投资者，情况转达是决胜关键
餐厅向顾客致谢兼推销
利用事件进行softse
抗议同时再度推销
搞议语气与推销要平衡
以中间者身份打听是否有参加共同开发之意愿
客观地说明基本情形
介绍正寻求国外销管道之友人
问候及结尾与友情相关
透过介绍者委托代理
透过介绍者较能吸引对方
申请代理唐用之销售提案书指南
事先调查可有效进行交涉
藉同业之风评而委托代理
有无客套词句之商业性推销
为会话中表示有兴趣者说明交易条件
直接而具体地提供资料
推销之回信
因为感到兴趣，所以希望进一步交谈
具体情形留至会谈时说明
虽对代理委托甚感兴趣 但想先看看产品
若有介绍，得提及其辛劳
拒绝代理委托后，提出进入市场之忠告
本着诚意平等地劝告
拒绝寄送资料之推销（1）―― 因非业务范围内
虽表示保留但事实上是拒绝
拒绝寄送资料之推销2）―― 由于目前不需要
表 事实，虽然拒绝
拒绝无契约而寄来之物品
要顾及对方颜面
拒绝具有强力推荐之企书提议
拒绝时不贬低点此企书
对厌烦之推销做最后拒绝
不加入任何社交言辩 而直截拒绝对方
交易 回信
交易
进行简单交易
不言明希望条件，留至今后交涉
要求有关产品之详细资料
表示即早收到回信便可是作决定之钓鱼战术
委托寄送样本
加上自已公司之介绍与今后交易之预估
委托估价（1）
估价准备及必要资料及条件
委托估价（2）
先说明大致资料，详情留至以后再谈
申请翻译权
使之认为具有成功希望
要求再研讨受到保留之销售权申请
必须去除保留原因
交易之回信
答覆交易条件
可加入有利对方之劝告
通知只估价委托之一部分
只告知同意范围而隐含拒绝其余部分
对于估价承诺表示已确认与理解
对于对方只作部分承诺表示理解
表示勤销售权申请之再度研讨感兴趣
并非全部接受以留后路
拒绝交易――因无法达到产量
零件或人手不足等，是最好的拒绝理由
拒绝翻译权申请―― 因已与其他公司定契约
表示“看法相同”后，表明拒绝之意
拒绝销售权之申请（1）――因已有独家代理公司
不说NO，而以现状拒绝
拒绝销售权申请（2）―― 因经济情况不稳定
表示若怀况有变化再进行研讨
通知已将交易信转寄至最靠近之经营处所
虽简洁却能表示感谢心意及合作态度
订货 回信
订货
订货并询问付款方法
事务信件可不加社交辞令问候语
以随信附上支票的方法订货
必须详记付款的金额和明细
有期限的贸易订货
有特别的希望时，为表示强调，可改变段落构造
接到估价单再订货
没有标准的订货单时 可经详细解说后确认
订货的回信
先付款再接受订货
可从“不能”的想法转变成“若 就可以”的想法
不能接受订购――因为没有符合对方希望的规格品
即使订购未成，但为了连紧日后交易而写信
告知价格变更并询问意向
一定要将接到订购时的日期列入
告知已停止制造此产品，劝诱另购其他产品
某项产品已停止生产，但为不失去机会，就向对方推销则的代用品
告知必须向所辖代理店订购，而不能直接向总公司订购
说明交易规则，并依此规则处理事情
价格交涉 支付交涉
价格交涉
告知对方价格上涨
强调并非单方面的，而应彼此负担
接受涨价的要求
先求得共同结论，再提自己意见
对于涨价的通知要求延期
主张冷静地共同面对对彼此都不利之事
回绝延请加请愿
尽可能以具体言词说服对方
说明实施特例，不变动价格
以特例措施说服对方
要求减低过高之讲习费
出示�据，给与再次考虑之资料
请求降价（1）―― 因为客户压力
具体交涉留待他日，目前先“动摇”其意
请求降价（2）――以获得的资料为根据
加上证据使更确定
同意部分降价的要求
示以断然态度，不留有交涉的余地
再度拒绝降价请求，并请重新考虑延期出货之要求
微妙的说服靠写信而不是靠telex
拒绝降价请求（1）――以方针为理由
首先叙述可同意的条件
拒绝降价请求（2）――因为具有竞争力
主张以此价格可十分畅销
虽然拒绝降价，但提出其他代替品
正确表明特�，由对方判断
拒绝减价，但提出宣传补助金
以扩大交易为彼此之共同基础及出发点
支付交涉
请求延期支付
强调无危险且是例外措施
同意延期支付
若有同情余地，要表示协助态度
拒绝延期支付之请求
表明若同意即是舍弃法律权利
以要求变更支付方式为条件答应对方
虽附带条件，但依然语气良好
请求重新考虑对运费请款之驳回
暗示如果同意，今后销售活动更加容易
同意破倒支付运费
先提结论，把说教放后头
催促 回信
催促
支付的催促（1）――催促未付之赊销货款
若是有信用者，客气的催促即有充份效果
支付的催促（2）―― 催促销售报告及支付版税
强硬催促时，可以契约为后盾
支付的再度催促――再度催促销售朗击及版税支付
再度催促，并附上前 回催促信之副本，迫使对方有所回覆
催促定期报告书 对于较亲近之工作伙伴
在亲近气氛中，若无其事地向对万报怨
催促电话交易之回覆
若是急件，可要求完整资料
催促的回信
针对重覆催促，表明已支付完毕
催促的回信，尽可能详细提供资料
抱怨处理
抱怨
通知货品不足
不必带感情，只须正确说明状况及问题
对品质不满，希望退货
以理论性主张排除对方的反对
抱怨的处理
拒绝退货及退款要求
若要有�威性地提出适当主张，则契约最具效力
表示应由所辖代理店处理
虽然表示理解对方意见，但依旧站在中立的立场
叙述原则，并表示由代理店说明实情
但最后仍需示以负责态度，以免失去信用
表示已命令尽速调查――向重要客户
如果对方是地位高者，可藉此法请求谅解困难情况
针对许多抱怨之辩明及道歉
分清楚该辩明与道歉之处
通知调查后之对策
请求谅解必须�取适当措施
拒绝再度研讨之要求
加入“安慰”，使感情融洽
道歉信
道歉信
为尚未付款而道歉，并表示马上�款
快速�款就是最好的道歉
为请款单重覆发送而道歉，并指示如何支付
说明解决方法，以免引起往后混乱
为催促不必要之支付而道歉
将道歉插在致谢之间
为装船疏忽而道歉
在对方责备前抢先致歉
报告 通知
报告
对介绍者的报告（1）―已与被介绍者联络
内容简洁，但语气缓和
对介绍者的报告（2） 对方介绍交易之客户
引用客户的话，使知道其介绍甚为适合
对介绍者的报告（3） 通知交易关系不成立
将寄给被介绍者之信件副本附上，可省详细说明之麻烦
说明对方的请求已交由相关部门处理
回对方寄给前任者的信，是最好问候机会
表示答应帮忙介绍职位
介绍后由当事者自行交涉
对申请者表示保留，并要求追加提出文件
难以决定时，可追加判断的资料
通知
通知询问之决定事项
虽然很有威煽，但无强迫之感
确认
确认
会议后寄送记事纪录，并请求确认
重要决定事项由双方签署，使持有法律效力
会谈后请求确认
调停人要双方面确认
请求确核认附于信中之售约书
在被询问前先确认
以书面确定电话中之约定
重要案件须以文件确认
澄清对己方本意之误解
利用威协作战法
请求对方说明来信中不明白处
请对方就不易�解之处提示具体例子或具体数值
请求确定是否参加共同事业
以情况迫使确定
请求作交易之最终确定
说明是为了对方利益
交易的最终决定
附加条件以留后路
购买不动产时之契约书
完全排除人情味
寄送 汇款
寄送
应要求而寄送资料（1）―― 简洁
对目录索取之回信，是推销第一步
应要求而寄送资料（2）――通知免费
简短而示以协助态度
寄给被授与稍号
祝贺之词最后提出，以增加份量
勉励 慰唁
勉励
勉励辞任要职者
对退任者之勉励，就是对退任者之联紧
勉励从第一�引退者
为对方非完全引退而高兴
勉励面对艰难者
谨慎且不越份
鼓励因病回国者
使对将来持有希望
慰问和鼓舞生病者
花时间写信比打电话更能表示诚意
慰唁
接到客户主管之讣闻时
稍扬亡者之存要意议
对于有工作关系者之亲人丧亡时
劝对方节哀顺变
对于丧亡亲人之朋友
写上自己的体验勉励对方
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