具体描述
秘書助理工作是企業主管及部門不可或缺的角色，舉凡文書行政、檔案管理、會議籌備安排、訪客接待、電話與溝通技巧、行程及公務旅行安排、公共關係、電腦操作、人際溝通等工作都是其工作範圍。
雖然由於電腦的功能減少了人力作業的時間，增加了通訊的便利，提升了秘書助理的工作效率，使得許多秘書的功能有所調整，職稱也從秘書變成了行政助理。但是辦公室行政工作總是要有適當的人員負責，本書設計了秘書與助理完整教學課程，同時也提供從事秘書助理及相關工作者一本值得參考的工具書籍。
作者简介
徐筑琴
現任／真理大學副教授
曾任／淡水工商管理學院講師、副教授
兼任／校長室秘書
商業文書科主任
董事會執行秘書
著作／國際禮儀實務、秘書實務
目录信息
一、歐美秘書之歷史
二、中國秘書之歷史
三、秘書之定義
四、秘書之類型
五、社會形態之影響
六、秘書教育與訓練
第二章 秘書工作的意義
一、功能、業務、條件、生涯規劃
二、秘書的業務範圍
三、秘書工作的內容
四、優秀秘書的條件
五、秘書工作未來之展望
六、女性主管地位的提升
七、秘書生涯規劃與轉職方向
八、虛擬助理形成
九、e世紀秘書
第三章 文書行政工作
一、信件處理
二、公文處理
三、公文、公告、通知、通報的製作
四、新聞發布
五、報告書寫
六、剪報整理
七、英文函件處理
八、信封寫法、信函摺法
九、傳真機及電子郵件的使用
十、參考資料
第四章 檔案及資料管理
一、檔案管理之意義
二、檔案之種類
三、檔案管理的制度
四、檔案管理的重要與功用
五、檔案處理的步驟
六、檔案管理的原則
七、西文檔案管理
八、電腦與文書管理
九、文檔保存年限
十、企業資料存檔的範圍
十一、檔案管理的態度
十二、秘書與檔案管理
第五章 會議籌備安排與管理
一、會議的意義和目的
二、會議性質
三、會議地點
四、會議通知
五、會議通知、議程、提案單的製作
六、會議的準備事項
七、會議後的工作
八、會議時秘書的工作
九、會議記錄工作
十、會議管理注意事項
第六章 訪客安排、接待與禮儀
一、主管約會之安排
二、訪客之類型與接待
三、訪客接待的禮儀
四、介紹的禮儀
第七章 秘書的禮儀修養
一、辦公室禮儀
二、生活禮儀修養
三、公共場所的禮儀
四、秘書行政工作有關禮儀事項
第八章 電話的使用與禮節
一、電話禮節的重要
二、接聽電話的禮節與注意事項
三、打電話時的禮節與注意事項
四、電話留言條的使用
五、主管電話之處理
六、秘書可以處理的電話七、困擾電話的處理八、行動電話的禮節九、中文電話良言美語十、英文常用電話用語
第九章 主管公務旅行安排與管理
一、了解主管之意向
二、旅行時準備攜帶之參考資料
三、預定機票及預約旅館
四、旅行應備物品
五、國外公務旅行
六、編排行程表
七、旅費申請
八、旅行返回後處理事項
第十章 辦公室行政管理
一、辦公室行政管理意義
二、辦公室管理功能
三、秘書與辦公室管理
四、辦公處所的管理
五、辦公用具之訂購與請領
六、時間的管理
第十一章 秘書的人際關係與說話技巧
一、人際關係的重要
二、秘書與溝通
三、秘書的人際關係
四、說話的技巧
五、秘書工作說話的要求
六、演講技巧
第十二章 公共關係
一、公共關係概說
二、公共關係之定義
三、公共關係部門的工作
四、企業界的公共關係
五、記者訪問、記者招待會、酒會
六、企業發言人
七、危機管理
八、秘書與公共關係
第十三章 簡報製作與簡報技巧
一、簡報的意義
二、簡報溝通的過程
三、簡報製作的步驟
四、媒體輔助電子簡報
五、簡報的結構
六、簡報場地實務七、臨場表現
八、簡報軟體的使用
九、經驗之談
十、參考資料
第十四章 謀職準備與面試禮儀
一、確定工作目標
二、探討工作市場之需要
三、申請工作準備事項
四、面談準備
五、工作與升遷
六、求職面試禮儀
七、面試參考問題
附錄
一、郵件資費表
二、台灣地區郵遞區號一覽表
三、國際直撥電話常用國家國碼、時差及價目表
四、大陸主要城市電話區域號碼表
五、國際航線訂位處及電話號碼表
六、國內航線訂位處電話號碼表
七、國際觀光旅館名錄
八、華氏、攝氏溫度換算表
九、台灣地區各氣象站月平均氣溫統計表
十、大陸地區各主要都市月平均氣溫統計表
十一、世界各主要都市月平均氣溫統計表
十二、世界重要都市機場名稱及世界時刻對照表
十三、台灣區、美、加地區時差對照表
十四、世界各國時刻對照表
十五、中外度量衡換算表
十六、搜尋引擎參考表（Search Tools）
十七、生活資訊網站
參考書目
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读后感
用户评价
**第四段评价：** 说实话，这本书的装帧设计非常简洁大气，拿在手上很有质感，这本身就给阅读体验加分不少。内容上，它最吸引我的是对“创新思维”在行政支持领域的应用。作者并没有把这个岗位局限在传统印象中“端茶倒水”的刻板印象里，而是鼓励读者利用手头的资源去优化和革新工作方法。里面提到了如何利用一些新兴的SaaS工具来自动化重复性任务，甚至还分享了如何组织一场低成本但高影响力的内部活动策划案例。这种前瞻性和实用性的结合，让这本书读起来一点也不沉闷，反而充满了活力。它的语气非常鼓励人，有一种“你可以做得更好”的积极引导力。我感觉作者在用现代商业的视角重新定义了这个职场角色，拓宽了读者的职业视野，让人不再满足于仅仅完成任务，而是追求创造价值。
**第三段评价：** 翻开这本书，我首先感受到的是一种极强的“系统性”。它不是零散的技巧堆砌，而是构建了一套完整的工作流程闭环。比如，在介绍项目支持模块时，作者从前期的资料搜集、中期的进度跟进，到后期的成果归档，每一步都设计了明确的检查点和风险预警机制。我特别喜欢它对“风险控制”的强调，很多细节处理，比如备份方案的制定、信息保密的层级划分，都是我过去工作中容易忽略的盲区。它的逻辑结构非常严谨，像是一套精密的瑞士手表内部构造图，每一个齿轮都咬合得天衣入 যথাযথ。对于追求完美和秩序感的人来说，这本书简直是福音。读起来虽然需要集中注意力去消化那些结构化的信息，但一旦吸收，你会发现自己的工作条理性得到了质的飞跃。它教你如何预见未来三步可能出现的问题，而不是被动地应对。
**第一段评价：** 这本书简直是职场新手的救星，我拿到手的时候还担心内容会不会太理论化，结果完全不是！作者的文笔非常亲切自然，就像一位经验丰富的前辈在手把手教你一样。特别是关于日常行政工作的那些细枝末节的处理，比如会议记录的要点梳理、邮件往来的规范措辞，都写得极其具体、可操作性极强。我印象最深的是关于时间管理的那一章，它没有空泛地谈论“效率”，而是拆解了如何利用碎片时间处理突发事件，还提供了一些实用的工具推荐。读完后，我立刻感觉自己面对办公室里的各种“疑难杂症”时，心里有底气多了。这本书的排版也很舒服，不会让人产生阅读疲劳，插图和案例分析都恰到好处地加深了理解。对于任何想要快速适应办公室环境，提升执行力的人来说，这绝对是一本值得反复研读的“操作手册”。它不仅仅是教你怎么做，更重要的是培养你解决问题的思维框架。
**第五段评价：** 这套书的语言风格如同清晨的薄雾，清新而富有层次感，它避开了所有晦涩难懂的行业术语，用一种近乎散文诗的笔调来描述那些看似枯燥的办公室日常。阅读它，就像是进行了一次心灵的沉淀。它不仅仅教授“如何做”，更深入探讨了“为何而做”——即在一个组织中，行政支持人员如何通过细致入微的服务，成为驱动团队高效运转的无形润滑剂。书中对于职业倦怠和压力管理的章节尤其打动我，它提供了非常人性化的疏导方法，比如如何设置工作与生活的边界，如何在高压下保持内心的平静。这种关注个体情绪健康的视角，在技术指南中是极为罕见的。读完之后，我感觉到的不仅仅是技能的提升，更是一种职业上的“精神滋养”，让我对未来的工作充满了更深层次的认同感和使命感。
**第二段评价：** 我必须承认，我对这类工具书通常抱持着怀疑态度，总觉得它们充斥着陈词滥调，但这本书的独特之处在于它对“人际关系”的关注。很多秘书或助理类的书籍只谈流程和技术，这本书却深入探讨了如何与不同性格的上司、同事有效沟通的艺术。里面有一段关于“向上管理”的论述让我茅塞顿开，它强调的不是迎合，而是如何通过精准预判需求来提供超越预期的支持。行文间流露出的那种对职场生态的深刻洞察，让人忍不住拍案叫绝。它的语言风格非常老练，带着一种久经沙场的沉稳感，而不是初学者的青涩。我尤其欣赏它在介绍沟通技巧时，引入了多个跨文化交流的场景，这对于现在日益全球化的工作环境来说，简直是太及时了。这本书更像是一部职场生存哲学指南，而不是简单的技能列表。
